Korespondencja urzędowa w praktyce jest definiowana jako przyjmowanie, redagowanie i wysyłanie pism. Jest to jeden ze sposobów zamiany informacji jednocześnie w środku jednostki organizacyjnej, jak i między daną jednostką a jej „otoczeniem". Korespondencja to jeszcze wyraźny komponent systemu umożliwiającego szybki obieg danych, dzięki któremu pracownicy komórek organizacyjnych jednostki mogą, w określony i zorganizowany sposób, wykonywać swoją pracę.
W opracowaniu zaprezentowano ponad 170 przykładowych wzorów/szablonów pism i notatek służbowych, które mogą być pomocne pracownikom komórek finansowych przy bieżącym redagowaniu nowych pism urzędowych czy innej korespondencji służbowej, po uwzględnieniu specyfiki danej jednostki sektora finansów publicznych, a także przyjęciu indywidualnych rozwiązań. Detalowo opisano poszczególne części pisma, wyznaczono istotne zasady gwarantujące właściwie i profesjonalnie ich redagowanie. Zaprezentowano wzór zarządzenia w sprawie określenia zasad podpisywania pism i dokumentów porządkującego w jednostce kwestie dotyczące obiegu pism urzędowych, do momentu ich wysłania. W dodatku podano wzór zarządzenia w sprawie określenia zasad opracowywania i przekazywania do realizacji aktów prawnych, w którym ustala się zasady opracowywania i przekazywania do realizacji aktów prawnych wydawanych przez organy stanowiące, wykonawcze albo kierownika jednostki – przykład regulacji progresywnania przy opracowywaniu tego typu aktów.
Wzory pism urzędowych pozostały przypisane do następujących kategorii:
- korespondencja z bankami,
- korespondencja z kontrahentami,
- korespondencja z urzędem skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych,
- korespondencja dotycząca projektowania, planowania i realizacji budżetu (pisma wychodzące od organu wykonawczego JST),
- korespondencja dotycząca realizacji planów finansowych jednostek podległych, kierowana
- do organu wykonawczego JST,
- korespondencja pracodawca – pracownik,
- korespondencja pracownik – pracodawca,
- korespondencja wewnątrzzakładowa (między komórkami organizacyjnymi),
- notatki służbowe,
- zaświadczenia,
- oświadczenia,
- upoważnienia,
- pełnomocnictwa.